YOGYAKARTA – Pengelolaan arsip yang tertata menjadi salah satu unsur penting dalam mendukung kelancaran administrasi organisasi. Hal tersebut menjadi perhatian Novia Dewi Safitri, mahasiswa Program Studi S-1 Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) Universitas Negeri Yogyakarta (UNY), melalui program kerja pengelolaan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) selama melaksanakan Praktik Kependidikan (PK) di Bidang Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Daerah Istimewa Yogyakarta (Disdikpora DIY).

Kegiatan yang berlangsung pada 20 Juli hingga 25 September 2026 tersebut berfokus pada penataan dan pengarsipan dokumen SPJ, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Program ini menjadi salah satu bentuk penerapan keilmuan Manajemen Pendidikan, khususnya dalam pengelolaan administrasi dan informasi organisasi. Selain itu, kegiatan tersebut turut mendukung Sustainable Development Goals (SDGs) ke-16, khususnya Target 16.6 yang menekankan pentingnya pengembangan kelembagaan yang efektif, akuntabel, dan transparan.

Menata Arsip dari Dokumen Fisik hingga Digital

Program kerja diawali dengan mengidentifikasi kondisi arsip SPJ yang sebelumnya tersimpan dalam sejumlah map secara terpisah. Proses penataan dilakukan secara intensif selama kurang lebih satu minggu dengan berkoordinasi bersama staf Bidang Pembinaan SMK.

Data SPJ terlebih dahulu difilter berdasarkan Buku Kas Umum (BKU) untuk mengidentifikasi dokumen yang berkaitan dengan Bidang Pembinaan SMK. Data kemudian diurutkan berdasarkan tanggal, direkap menggunakan Microsoft Excel, dan dicocokkan dengan dokumen fisik untuk memastikan kesesuaiannya.

Setelah proses verifikasi selesai, dokumen diberi nomor dan disusun secara kronologis berdasarkan periode bulan. Dokumen selanjutnya dilubangi dan ditempatkan dalam binder atau ordner sesuai periode pengarsipan. Penataan tersebut dilakukan untuk mengurangi penggunaan map secara berlebihan sekaligus memanfaatkan ruang penyimpanan secara lebih efisien.

Tidak hanya arsip fisik, pengelolaan juga dilakukan terhadap dokumen digital. Tanda bukti pembayaran SPJ dipindai dan disimpan dalam Google Drive dengan struktur folder berdasarkan tahun dan bulan. Untuk memudahkan pencarian, setiap berkas diberi nama secara sistematis dengan mencantumkan nomor SPJ, tanggal, uraian, kode rekening, dan nominal.

Melalui rangkaian proses tersebut, arsip SPJ periode Januari hingga Agustus 2026 berhasil ditata dan diorganisasikan dalam bentuk fisik maupun digital.

Arsip Lebih Terstruktur, Akses Dokumen Lebih Mudah

Hasil kegiatan menunjukkan adanya penataan arsip SPJ yang lebih terstruktur. Penggunaan ordner membantu mengurangi jumlah map yang diperlukan untuk penyimpanan dokumen sekaligus membuat ruang penyimpanan menjadi lebih tertata. Map yang masih layak juga dapat dimanfaatkan kembali untuk kebutuhan pengarsipan dokumen berikutnya.

Sementara itu, pengarsipan digital memberikan alternatif akses terhadap dokumen tanpa harus selalu melakukan pencarian pada arsip fisik. Struktur penyimpanan berdasarkan tahun dan bulan serta penamaan file yang sistematis diharapkan dapat membantu staf menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan lebih mudah.

Hasil program kerja tersebut kemudian dipresentasikan pada 15 September 2026 di hadapan Kepala Bidang dan staf Bidang Pembinaan SMK. Presentasi dilanjutkan dengan evaluasi melalui survei untuk memperoleh tanggapan terhadap pelaksanaan program.

Berdasarkan hasil evaluasi, program dinilai memberikan manfaat dalam mendukung kerapian arsip, efisiensi penyimpanan, serta kemudahan akses terhadap dokumen. Capaian tersebut sekaligus menjadi bentuk penerapan keilmuan Manajemen Pendidikan dalam pengelolaan administrasi dan informasi organisasi.

Mendukung Administrasi Kelembagaan yang Lebih Efektif

Keberadaan arsip yang tertata, baik secara fisik maupun digital, diharapkan dapat mendukung kelancaran administrasi Bidang Pembinaan SMK. Program ini juga diharapkan dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas penyimpanan yang tersedia.

Dari perspektif kelembagaan, pengelolaan dokumen yang sistematis dapat membantu menjaga keteraturan dokumentasi dan memudahkan proses penelusuran informasi ketika dokumen diperlukan. Hal tersebut sejalan dengan semangat SDGs ke-16 dalam mendorong kelembagaan yang efektif, akuntabel, dan transparan melalui pengelolaan informasi dan dokumentasi yang lebih baik.

Bagi mahasiswa, kegiatan ini menjadi pengalaman nyata untuk menerapkan konsep Manajemen Pendidikan dalam konteks pengelolaan administrasi dan arsip pada instansi pemerintahan. Pengalaman tersebut memberikan kesempatan untuk memahami bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar aktivitas administratif, tetapi juga bagian dari pengelolaan informasi yang mendukung efektivitas organisasi.

Novia Dewi Safitri menyampaikan terima kasih kepada Dr. Wiwik Indriyani, S.Pd., M.Si., selaku Kepala Bidang Pembinaan SMK, seluruh staf Bidang Pembinaan SMK, Alfa Endrapuri, S.Psi., selaku pembimbing lokasi PK, serta Tampi Prehadini, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing Lapangan PK atas arahan, pendampingan, dan dukungan selama pelaksanaan kegiatan.

Penulis: Novia Dewi Safitri