Bantul (16/9)-Mahasiswa Praktik Kependidikan (PK) dari Program Studi Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Yogyakarta Latifa Nur Ramadhani, melaksanakan aksi nyata dalam optimalisasi tata kelola kearsipan di Balai Pendidikan Menengah (Baldikmen) Kabupaten Bantul. Kegiatan penunjang ini diwujudkan melalui pengembangan SIPADA (Sistem Pendataan Arsip), sebuah aplikasi berbasis Google Apps Script yang ditujukan untuk mendukung penyusutan arsip melalui pemindahan arsip ke Dinas Pendidikan, Kepemudaan, dan Olahraga (DIKPORA) DIY. Program kerja ini dilaksanakan di bawah bimbingan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL), Ibu Pandit Isbianti, S.Pd, M.Pd., serta pendampingan langsung dari mentor di lapangan, Bapak Yusuf Bhakti Nugroho, A.Md. Langkah ini dirancang secara sistematis guna mendukung terciptanya tata kelola kearsipan yang rapi, terstruktur, dan efisien, sekaligus menjadi wujud kontribusi nyata terhadap pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya pilar Pendidikan Berkualitas (SDG 4), Industri, Inovasi, dan Infrastruktur (SDG 9), serta Institusi yang Kuat dan Tata Kelola yang Baik (SDG 16).

Aplikasi SIPADA memiliki dua menu utama yakni dashboard dan dokumen. Menu dashboard memayungi dua sub menu yang terdiri atas data arsip dan master klasifikasi. Sementara itu, menu dokumen memayungi tiga sub menu yang terdiri atas daftar arsip inaktif, berita acara, dan dokumen tersimpan. Pada prinsipnya, menu-menu tersebut dimunculkan atas dasar asas kebutuhan pendokumentasian penyusutan serta asas kemudahan. Menu-menu tersebut terkoneksi dengan Google Spreadsheet yang digunakan Subbag TU untuk pendataan arsip. Proses pengembangan ini tidak lepas dari arahan DPL yang memastikan program kerja tetap relevan secara akademik, serta bimbingan teknis dari mentor di Baldikmen Bantul yang memahami kebutuhan riil di lapangan.

Untuk mengukur keberhasilan program, dilakukan survei terhadap staf pengguna aplikasi di Subbag TU Baldikmen Bantul. Survei tersebut mencakup delapan aspek, mulai dari kesesuaian program dengan kebutuhan pengelolaan arsip, kemudahan penggunaan, kejelasan tampilan data, efektivitas dan efisiensi waktu, hingga kemampuan aplikasi mengurangi kesalahan pencatatan. Hasilnya menunjukkan tingkat keberterimaan yang sangat tinggi, dengan capaian rata-rata 98,5%. Sejumlah aspek bahkan mencatatkan skor sempurna 100%, yaitu kesesuaian program dengan kebutuhan pengelolaan dan penyusutan arsip, kejelasan data yang ditampilkan, efektivitas aplikasi dalam mempercepat pendataan, kejelasan tata letak/antarmuka, serta kemudahan pencarian kembali data arsip. Sementara itu, aspek kemudahan penggunaan, efisiensi waktu penyusunan berita acara, dan kemampuan mengurangi kesalahan/duplikasi pencatatan masing-masing mencatatkan skor 96%.

Hasil evaluasi ini menegaskan bahwa SIPADA tidak hanya diterima dengan baik, tetapi juga dirasakan langsung manfaatnya oleh pegawai Subbag TU dalam pekerjaan sehari-hari, khususnya dari sisi kemudahan antarmuka dan kecepatan proses pendataan arsip. Keterkaitannya dengan pencapaian SDGs ke-9 pun menjadi sangat konkret dimana SIPADA secara langsung menunjang tata kelola kelembagaan pendidikan melalui inovasi guna mewujudkan tata kelola yang tertib dan akuntabel. (Lat)

```