YOGYAKARTA, 21 September 2026 — Upaya meningkatkan kualitas pengelolaan sumber belajar terus dilakukan di lingkungan Balai Penjaminan Mutu Pendidikan (BPMP) Daerah Istimewa Yogyakarta. Salah satunya melalui kegiatan inventarisasi koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Nidya Widya BPMP DIY yang dilaksanakan mahasiswa Praktik Kependidikan (PK) Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) selama Juli hingga September 2026.

Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh mahasiswa Program Studi Manajemen Pendidikan UNY, Arum Zahrah Wardati Pangestu, sebagai bagian dari program Praktik Kependidikan. Kegiatan ini diarahkan untuk mendukung pencatatan dan pengelolaan koleksi bahan pustaka secara lebih tertib, sekaligus mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) ke-4 tentang Pendidikan Berkualitas.

Gambar 1. Scan Sensus

Inventarisasi dilakukan untuk memastikan koleksi bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan tercatat secara akurat dalam Sistem Informasi Manajemen Aset Negara (SIMAN). Dalam pelaksanaannya, mahasiswa PK UNY bekerja di bawah bimbingan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) Ibu Pandit Isbianti, S.Pd., M.Pd. dan pendampingan Ibu Missa Serriawati, S.S., M.A. dari BPMP DIY. Proses tersebut juga melibatkan tim pengelola perpustakaan dan staf Barang Milik Negara (BMN) BPMP DIY.

Rangkaian inventarisasi dimulai dengan identifikasi dan pemeriksaan kondisi fisik bahan pustaka. Koleksi kemudian dikelompokkan berdasarkan kondisinya, yaitu baik, rusak ringan, dan rusak berat. Setelah itu, dilakukan pencetakan dan penempelan label barcode pada setiap bahan pustaka yang menjadi objek inventarisasi.

Rekapitulasi Hasil Data Inventaris Monografi.

Tahap berikutnya dilakukan melalui scan sensus koleksi ke dalam sistem pendataan. Setelah proses pendataan selesai, koleksi ditata kembali melalui proses shelving. Hasil inventarisasi selanjutnya direkap dan diverifikasi untuk memastikan kesesuaian antara data yang tercatat dengan kondisi fisik koleksi yang ditemukan di perpustakaan.

Hasil verifikasi tersebut kemudian dituangkan dalam laporan berupa berita acara yang memuat kondisi bahan pustaka. Data tersebut menjadi bahan bagi pengelola untuk menentukan tindak lanjut, termasuk pemeliharaan maupun penghapusan bahan pustaka yang kondisinya sudah tidak sesuai untuk digunakan.

Bapak Edi Triyanto, S.Pd., selaku Ketua Tim Inventarisasi BMN BPMP DIY, menilai kegiatan tersebut memberikan manfaat bagi lembaga, terutama dalam mengetahui keberadaan dan kondisi barang secara lebih jelas.

“Program inventarisasi ini sangat membantu karena kita bisa mengetahui barangnya ada di mana dan bagaimana kondisinya. Menurut saya, kegiatan seperti ini perlu dilakukan secara rutin, minimal lima tahun sekali, karena kondisi barang bisa berubah dan data yang ada perlu disesuaikan dengan kondisi sebenarnya,” ungkapnya.
 

Bagi pengelola perpustakaan, hasil inventarisasi menjadi bagian penting dalam penataan dan pemeliharaan koleksi. Data yang lebih teratur dapat digunakan sebagai dasar untuk mengetahui koleksi yang masih dalam kondisi baik, memerlukan perbaikan, maupun membutuhkan tindak lanjut lebih lanjut.

Keberhasilan inventarisasi terhadap 14.100 koleksi diharapkan dapat memberikan manfaat berkelanjutan bagi pengelolaan Perpustakaan Nidya Widya BPMP DIY. Hasil kegiatan dan evaluasi yang dilakukan juga dapat menjadi dasar untuk melanjutkan inventarisasi terhadap koleksi yang belum terdata serta memperkuat pengelolaan bahan pustaka secara berkelanjutan.

Optimalisasi pengelolaan koleksi perpustakaan pada akhirnya tidak hanya berkaitan dengan tertib administrasi aset, tetapi juga dengan ketersediaan sumber belajar yang dapat dimanfaatkan oleh warga pendidikan. Melalui pengelolaan koleksi yang lebih teratur dan berkelanjutan, Perpustakaan Nidya Widya BPMP DIY diharapkan dapat terus mendukung tersedianya lingkungan belajar dan sumber informasi yang berkualitas sebagai bagian dari upaya mendukung pencapaian SDGs ke-4 tentang Pendidikan Berkualitas di Daerah Istimewa Yogyakarta.